Elke ondernemer die personeel in dienst heeft, beseft maar al te goed dat daar zowel voordelen als nadelen aan verbonden zijn. Je bedrijf heeft veel meer potentieel, werkt (als het goed zit) efficiënter en daarbij is het gemakkelijker om met personeel uit te groeien en je grenzen te verleggen.
Een struikelblok voor veel ondernemers is aan de andere kant het beheren van personeelsgegevens. Klinkt een beetje banaal, maar het beheer van je werknemers en hun persoonlijke informatie is wel degelijk van groot belang in elke onderneming. Gelukkig bestaan er tegenwoordig handige tools om dat beheer beter te doen, waaronder een digitaal personeelsdossier.
Hoe een digitaal personeelsdossier je kan helpen bij het beheren van je personeel
Wat is een digitaal personeelsdossier?
Een digitaal personeelsdossier is een soort softwareapplicatie die steun biedt voor de opslag van allerlei belangrijke personeelszaken en documenten. Denk maar aan:
- cv’s van werknemers
- arbeidsovereenkomsten
- legitimatiebewijzen
Vroeger hield men deze documenten meestal nog op papier bij, maar dankzij de digitale vooruitgang is dat niet langer nodig. Een digitaal personeelsdossier is onmisbaar om altijd informatie over werknemers bij de hand te hebben.
De voordelen van een digitaal personeelsdossier
1. Tijd, geld en arbeid besparen
Als bedrijfsleider ga je op zoek naar manieren om geld en energie te sparen en een digitaal personeelsdossier maakt dat mogelijk. Zo’n dossier maakt gebruik van automatische meldingen en updates, waardoor jij je geen zorgen hoeft te maken over arbeidsovereenkomsten die bijna verlopen of ten einde zijn. Je krijgt altijd precies op het goede moment een bericht, zodat je kopzorgen vermijdt en ook nog eens meer tijd overhoudt voor je core business.
2. Veilig je personeel beheren
Een veilig bedrijf is goud waard, maar dat geldt ook voor personeelsgegevens. Een digitale oplossing biedt het voordeel dat je als beheerder helemaal zelf kiest wie er toegang tot heeft. In de meeste gevallen heeft een medewerker zelf altijd de volledige toegang tot zijn of haar documenten, terwijl een bedrijfsleider daarin beperkt is.
Ook interessant is dat elke handeling in het dossier opgeslagen wordt, zodat er geen misverstand bestaat over wie de persoonlijke documenten van de werknemer heeft bekeken of aangepast. Dit is onder andere te danken aan het gebruik van een specifiek beveiligd netwerk, zoals NaaS.
3. Een toegankelijk dossier
Veiligheid is van belang, maar toegankelijkheid ook. Bij een digitaal personeelsdossier slaat men uiteenlopende documenten en persoonlijke gegevens op. Denk maar aan de geboortedatum van de persoon, de einddatum van een werkcontract en een personeelsnummer. In dat dossier kan je die gegevens ook koppelen aan een document, zodat je in een paar seconden het relevante papierwerk terugvindt.
4. Je personeelsgegevens analyseren
Door het digitale karakter van zo’n dossier en het feit dat je de toegang als beheerder zelf bepaalt, is het ook gemakkelijker om personeelsgegevens en belangrijke documenten te analyseren en eventueel aan te passen. Dit is vooral interessant bij grote bedrijven, waar het handmatig updaten en analyseren van die documenten onbegonnen werk is!
Tijd en geld besparen om meer succes te bereiken met je onderneming? Een digitaal dossier voor je personeel mag niet ontbreken in je software, zoals bovenstaande voordelen duidelijk maken.
