Op 1 januari 2010 had 57% van alle Nederlandse bedrijven en instellingen - dat waren er op dat moment 864.000 - slechts één werkzaam persoon in dienst. (onderzoek: CBS) Dat is een enorm percentage aan ZP’ers (zelfstandig professionals; de vervangende term voor het ietwat verouderde ZZP’er, de zelfstandige zonder personeel) en eenmanszaken, maar een verassing is dat natuurlijk niet.
De meeste ondernemers beginnen met een eenmanszaak en velen kiezen er bewust voor om ZP’er te blijven. Om van het etiket ZP’er af te komen is het zaak groei te realiseren: door groei heb je extra handen nodig binnen je bedrijf. Klinkt heel eenvoudig, maar aan extra handen zit ook een technische kant: één van de lezeressen van deze blog vroeg mij dan ook aandacht te besteden aan de inzet van ‘losse’ krachten: ZP’ers en stagiaires. Hoe regel je de juridische en belastingtechnische kant van de inzet van ZP’ers en stagiaires?
Te beginnen met de inzet van ZP’ers. Een aantrekkelijke oplossing wanneer je niet gebonden wil of kan zijn aan een vaste arbeidskracht, maar wel opdrachten uit wil besteden. De overeenkomst met een ZP’er eindigt ten slotte wanneer de betreffende opdracht afgerond is. Praktisch is om een overeenkomst van opdracht op te (laten) stellen. Daarmee zet je alle afspraken die je maakt op papier, zodat een misverstand daarover voorkomen wordt. Daarnaast is het belangrijk om aan de belastingtechnische kant te denken: over ‘normale’ werknemers betaal je immers belasting, maar voor een ZP’er hoeft dit niet. Met het oog hierop dient de ZP’er een VAR verklaring te overhandigen, plus een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs. Deze documenten dien je goed te bewaren, ook nadat de opdracht is afgerond! De belasting kan hier tot zeven jaar na afronding navraag naar doen: de documenten vrijwaren je namelijk van aansprakelijkheid op het gebied van sociale lasten en loonbelasting, en je hoeft geen werknemersverzekering voor de ZP’er te betalen. (Let op: het bovenstaande geldt voor de meest voorkomende VAR-verklaring, de VAR WUO. Indien de ZP’er een VAR ROW afgeeft, dien je samen afspraken te maken over de afdracht van belastingen en premies!). Naast de VAR-verklaring is ook de feitelijke invulling van de arbeidsrelatie van belang. De verhoudingen moeten dusdanig zijn dat de ZP’er niet aan te merken is als een werknemer. Dit betekent dat er sprake moet zijn van zelfstandigheid en ondernemerschap aan de kant van de ZP’er, zodat de Belastingdienst niet tot het oordeel kan komen dat er sprake is van een verkapt dienstverband.
Indien je extra handen nodig hebt, maar geen expertise of diepgaande deskundigheid op een bepaald gebied, én je de ruimte hebt om iemand het een en ander bij te brengen, is een stagiair een prettige oplossing. Een stagiair die op goede wijze ingezet wordt - en dus meer taken krijgt dan enkel koffie brengen en postzegels plakken - kan van grote toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf, bijvoorbeeld door de uitvoering van een (stage)onderzoek of eenvoudigere werkzaamheden. Belangrijk is om ook nu alle afspraken in een stageovereenkomst vast te (laten) leggen. Je bepaalt daarin uiteraard om welke werkzaamheden het gaat en voor welke periode, maar denk ook aan een geheimhoudingsverklaring, ontbindende voorwaarden en een vergoeding. Daarnaast geldt de stagiair volgens de Arbowet als een normale werknemer: dit wil zeggen dat je ook voor de stagiair moet zorgen voor een goede werkomgeving en goede arbeidsomstandigheden. In principe hoef je voor een stagiair geen werknemersverzekeringen te betalen, tenzij je de stagiair een stagevergoeding betaalt die gelijk is aan (of hoger is dan) het minimumloon.
Om de week schrijft mr. Tineke Rijnen van juridisch adviesbureau Avenir een blog voor de website van Vrouw & Passie. Tineke Rijnen is jurist en oprichtster van Avenir. Binnen Avenir houdt zij zich voornamelijk bezig met haar specialiteit: ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Deze rechtsgebieden zullen dan ook veel aan bod komen in de blogs die zij zal schrijven. Daarnaast zullen de blogs aansluiten bij de bedrijfsfilosofie van Avenir: begrijpelijke taal en meteen toepasbaar.
Heb jij een vraag over de juridische kanten van het ondernemen, of over arbeidsrechtelijke zaken? Vragen kunnen gesteld worden via tineke.rijnen@aveniradvies.nl, onder vermelding van het onderwerp “Blog Vrouw en Passie”. Indien de vraag zich daarvoor leent, zal hij (anoniem) besproken worden in een volgende blog!
